Процедури управління електронною документацією

Питання, описані в книзі, складають набір практичних знань щодо розгляду справ з використанням електронного документа, довірчих послуг, у тому числі електронного підпису та електронної печатки, органами державного управління, документообігу в офісах у класовій системі ЕЗД та в традиційної системи, а також використання доменних систем, що підтримують виконання завдань в офісах.

Автори зосередилися на процедурах і практичних аспектах використання електронних засобів зв’язку та різних систем і додатків у поточній діяльності органів державного управління, враховуючи також вимоги щодо захисту персональних даних. Книга є компендіумом знань у галузі, зокрема: адміністративні та податкові процедури в аспекті документування ходу розгляду та вирішення питань з моменту отримання документа в офісі до передачі документації в архів компанії.

Державне управління здійснює широкий спектр завдань. З одного боку, це завдання, пов’язані з обслуговуванням громадян (завдання, які виконуються переважно органами місцевого самоврядування), з іншого – виконуються в рамках взаємодії різних суб’єктів. У всіх цих аспектах важливу роль відіграє використання можливостей електронного зв’язку при розгляді справ, а також використання систем ІКТ в самій організації, зокрема тих, які використовуються для електронного документування ходу врегулювання та врегулювання питань ( ЄЗД).

Основними актами, що регулюють порядок вирішення справ, є Кодекс адміністративного судочинства та Положення про податки. В обох цих нормативно-правових актах законодавець запровадив можливості, а також обов’язки органів влади щодо використання ІТ-інструментів. Повноваження та обов’язки органів влади також прямо чи опосередковано стосуються сторін адміністративного та податкового провадження чи інших учасників цього провадження.

Використання електронних засобів зв’язку в поточній діяльності органів державного управління не є обмежується лише виконанням положень, зазначених у Кодексі адміністративного судочинства або Положенні про податки. Вони доповнюються положеннями інших правових актів. В основному всі законодавчі акти дозволяють використовувати ІТ-інструменти, а все частіше навіть зобов’язують їх це робити. Обсяг і спосіб їх використання не є законодавчо уніфікованими, тому навіть в межах одного публічного утворення виникає необхідність використовувати різні процедури розгляду справ з використанням засобів електронного зв’язку. У публікації в основному розглядаються правові інститути, які застосовуються в адміністративному та податковому судочинстві. Водночас були переглянуті процедури розгляду справ (також за допомогою ІТ-інструментів) у популярних випадках: розгляд скарг та заяв, петицій, оприлюднення публічної інформації.

З точки зору функціонування державних організацій, важливим питанням також є метод роботи з документацією всередині організації. Це стосується як оформленої та отриманої документації в паперовому, так і електронному вигляді. Повнота матеріалів справ визначає прозорість діяльності органу та водночас захищає його від необґрунтованих звинувачень щодо правильності провадження у справі. Метою публікації є перш за все вказати на практичних прикладах, як реалізувати законодавчі вимоги щодо цього, зокрема ті, які визначені в Законі про національні архівні ресурси та архіви та в службових інструкціях, що випливають з нього.

Додатковим елементом, на який варто звернути увагу в публікації, є фрагмент, який стосується питання захисту персональних даних. Він вказує на завдання, покладені на державне управління новими нормативними актами, тобто Регламентом (ЄС) 2016/679 Європейського Парламенту та Ради від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв’язку з